Fatturazione Elettronica in Italia: come funziona e obblighi

Dal 2024 la fatturazione elettronica non è più un obbligo riservato a chi lavora con la Pubblica Amministrazione: riguarda praticamente chiunque emetta una fattura in Italia, incluse le partite IVA in regime forfettario che superano determinate soglie di fatturato. Capire come funziona il Sistema di Interscambio, cosa è il codice destinatario e per quanto tempo vanno conservate le fatture evita gli errori più comuni — e le relative sanzioni. Questa guida fa parte della sezione servizi digitali dedicata agli adempimenti online di imprese e professionisti, insieme alle guide su PEC e firma digitale.

Cos’è la fattura elettronica e come funziona

La fattura elettronica non è un semplice PDF inviato per email: è un file strutturato in formato XML, redatto secondo un tracciato definito dall’Agenzia delle Entrate, che viaggia esclusivamente attraverso il Sistema di Interscambio. Un file XML può essere generato da un software gestionale, dal portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate o da servizi commerciali di fatturazione, ma il contenuto minimo — dati del cedente e del cessionario, natura dell’operazione, imponibile, imposta, codice destinatario — resta fissato dallo stesso tracciato per tutti.

Una volta generato, il file XML non arriva direttamente al cliente: passa dal Sistema di Interscambio, che lo controlla e lo recapita. Solo dopo il controllo la fattura si considera effettivamente emessa e opponibile ai fini fiscali.

Il Sistema di Interscambio: come funziona lo SDI

Il Sistema di Interscambio (SDI) è l’infrastruttura informatica dell’Agenzia delle Entrate che riceve, controlla e smista tutte le fatture elettroniche del Paese. Quando un software di fatturazione invia un file XML, lo SDI verifica la correttezza formale dei dati (partita IVA valida, codice fiscale corretto, campi obbligatori presenti) prima di consegnarlo al destinatario.

Se il controllo va a buon fine, lo SDI recapita la fattura al canale indicato dal destinatario — un codice destinatario, una PEC, oppure la consegna passiva sul portale “Fatture e Corrispettivi” per chi non ha comunicato alcun canale. Se il controllo fallisce, il file viene scartato e chi lo ha emesso riceve una notifica di scarto con il motivo dell’errore: da quel momento ha cinque giorni di tempo per correggere il file e ritrasmetterlo, mantenendo la data della prima trasmissione come data di emissione valida ai fini fiscali.

Per le fatture immediate, l’emissione deve avvenire entro dodici giorni dal momento in cui l’operazione si considera effettuata; per le fatture differite (ad esempio quelle riepilogative accompagnate da documento di trasporto) i termini seguono regole leggermente diverse legate al mese di riferimento. Lo SDI, una volta ricevuto un file corretto, lo elabora e lo consegna generalmente nel giro di pochi giorni.

Chi è obbligato alla fatturazione elettronica

L’obbligo riguarda oggi la generalità dei soggetti titolari di partita IVA residenti o stabiliti in Italia: società di persone, società di capitali, ditte individuali, professionisti con o senza albo, e — dal 2024, salvo alcune soglie di fatturato per il primo periodo di applicazione — anche i contribuenti in regime forfettario. Restano alcune eccezioni puntuali, come i soggetti che operano in regime di vantaggio residuale con fatturati molto contenuti, per cui vale la pena verificare la propria posizione specifica con un commercialista o direttamente sul portale dell’Agenzia delle Entrate.

Sono invece esclusi dall’obbligo di emissione i privati cittadini senza partita IVA, che continuano a ricevere fatture elettroniche (ad esempio dal proprio fornitore di energia o telefonia) ma non sono tenuti a emetterne. Le fatture verso i cosiddetti “consumatori finali” restano comunque elettroniche dal lato di chi le emette: cambia solo la modalità di recapito, come si vede nella sezione sul codice destinatario.

Il codice destinatario: cos’è e come si usa

Il codice destinatario è una sequenza alfanumerica di sette caratteri (sei per le Pubbliche Amministrazioni) che indica al Sistema di Interscambio su quale canale recapitare la fattura. Ogni software o intermediario di fatturazione elettronica ha un proprio codice destinatario: comunicandolo ai propri fornitori, questi ultimi sanno dove indirizzare le fatture in entrata senza dover conoscere altri dettagli tecnici.

Per i clienti privati (i “consumatori finali” senza partita IVA), il codice destinatario da inserire nella fattura è convenzionalmente composto da sette zeri (“0000000”): in questo caso la fattura viene comunque trasmessa allo SDI, ma resa disponibile al cliente solo nella sua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”, oppure recapitata a un indirizzo PEC se il cliente lo ha comunicato in fase di acquisto. Chi emette fatture verso operatori con partita IVA deve invece chiedere il codice destinatario corretto al proprio cliente, di norma reperibile nel cassetto fiscale di quest’ultimo — accessibile anche con le credenziali SPID — o comunicato direttamente da chi riceve.

La conservazione delle fatture elettroniche

Le fatture elettroniche, emesse e ricevute, devono essere conservate digitalmente — non è sufficiente stamparle o salvarne una copia PDF — per un periodo che l’articolo 2220 del Codice Civile fissa in dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. La cosiddetta conservazione sostitutiva è il processo tecnico che garantisce nel tempo l’integrità, la leggibilità e l’autenticità del documento informatico, con marche temporali che ne certificano la data.

L’Agenzia delle Entrate metteva a disposizione, tramite il portale “Fatture e Corrispettivi”, un servizio di conservazione gratuito per chi decide di aderirvi entro i termini previsti: chi non aderisce, o vuole funzionalità aggiuntive (ricerca avanzata, esportazione massiva, integrazione con il proprio gestionale), può rivolgersi a fornitori commerciali di conservazione digitale, spesso inclusi negli abbonamenti ai software di fatturazione stessi. In entrambi i casi, la mancata conservazione a norma esporrà a sanzioni amministrative in caso di controllo, oltre a rendere più complessa la difesa in un eventuale contenzioso fiscale.

Errori comuni e scarti più frequenti

La maggior parte degli scarti del Sistema di Interscambio nasce da errori piuttosto banali: una partita IVA del cliente inserita in modo errato, un codice destinatario sbagliato o non aggiornato, una data di emissione fuori dai termini consentiti, un’imposta calcolata in modo incoerente con l’imponibile indicato. Prima di inviare una fattura, un controllo rapido su questi quattro punti evita la maggior parte delle notifiche di scarto e i cinque giorni di corsa contro il tempo per correggere e ritrasmettere.

Chi lavora anche con la Pubblica Amministrazione — che utilizza un formato e regole in parte specifiche, con codice destinatario a sei caratteri — dovrebbe inoltre verificare che il proprio software distingua correttamente tra tracciato B2B/B2C e tracciato verso PA, perché i due canali non sono intercambiabili.

Un altro errore frequente riguarda l’aliquota IVA applicata a operazioni particolari — reverse charge, operazioni esenti, regimi speciali — dove il tracciato XML richiede codici natura specifici. Sbagliare il codice natura non sempre genera uno scarto immediato dallo SDI, ma può creare disallineamenti nella liquidazione IVA che emergono solo in un secondo momento, in fase di controllo o di predisposizione della dichiarazione annuale.

Note di credito e fatture semplificate

Anche le note di credito — i documenti con cui si rettifica in tutto o in parte una fattura già emessa, ad esempio per un reso o uno sconto concordato dopo l’emissione — seguono lo stesso circuito della fattura elettronica ordinaria: file XML, transito obbligatorio tramite il Sistema di Interscambio, stesso codice destinatario del documento collegato. Non esiste una nota di credito “di carta” alternativa per chi è già soggetto all’obbligo di fatturazione elettronica.

Per operazioni di importo contenuto (entro una soglia fissata dalla normativa, salvo alcune eccezioni) è ammessa la cosiddetta fattura semplificata, con un contenuto informativo ridotto rispetto alla fattura ordinaria — non è necessario indicare separatamente i dati identificativi completi del cliente, ma bastano il numero di partita IVA o il codice fiscale. Anche questa versione semplificata, se emessa da un soggetto obbligato, deve comunque avere la forma di file XML trasmesso tramite lo SDI: la semplificazione riguarda i contenuti del documento, non il canale di trasmissione.

Software di fatturazione e costi di gestione

Per generare e trasmettere fatture elettroniche non è obbligatorio acquistare un software commerciale: l’Agenzia delle Entrate metteva a disposizione, gratuitamente, una procedura web e un’app per la generazione e l’invio dei file XML tramite il portale “Fatture e Corrispettivi”, accessibile anche con le credenziali SPID. Per chi emette poche fatture al mese, questa soluzione gratuita è spesso più che sufficiente.

Chi ha volumi più alti, o vuole integrare la fatturazione con la gestione di magazzino, scadenzario e contabilità, si rivolge in genere a un software commerciale — con abbonamenti che vanno da pochi euro al mese per le versioni base a cifre più significative per soluzioni gestionali complete integrate con il commercialista. In molti casi questi software includono già, nel prezzo dell’abbonamento, anche il servizio di conservazione digitale a norma, evitando così di dover gestire due fornitori separati per fatturazione e conservazione.

Cosa succede in caso di mancato invio o ritardo

La mancata emissione della fattura elettronica, o un ritardo oltre i termini previsti, espone a sanzioni amministrative proporzionali all’imposta non correttamente documentata, con un minimo comunque previsto anche per le violazioni cosiddette “formali” — quelle che non hanno effetto sull’importo dell’imposta dovuta, ma violano comunque un obbligo procedurale. In caso di ravvedimento spontaneo, cioè di regolarizzazione della propria posizione prima che l’Agenzia delle Entrate se ne accorga autonomamente, le sanzioni sono ridotte in misura significativa rispetto a quelle applicate in caso di controllo.

Domande frequenti